Ein guter KI-Einsatz im Unternehmen beginnt nicht mit einem Werkzeug, sondern mit deinen Abläufen. Wer KI im Unternehmen einsetzen will, kommt mit fünf Schritten weit: verstehen, wie heute gearbeitet wird; bewerten, wo KI hilft und welches Risiko sie trägt; Ablauf und Regeln festlegen; klein testen und das Team schulen; dann messen und stabilisieren. So bleibt der Aufwand überschaubar, und du siehst früh, ob sich der Einsatz lohnt. Hier findest du den Plan und außerdem, wofür Unternehmen KI heute nutzen, was sie bremst und was KI-Verordnung und DSGVO verlangen.
Wofür Unternehmen KI heute nutzen
Wie viele Unternehmen in Österreich und Deutschland KI schon nutzen, steht im Leitfaden KI für Unternehmen. Hier geht es darum, wofür sie eingesetzt wird. Statistik Austria hat 2025 die Unternehmen ab 10 Beschäftigten, die KI nutzen, nach den Bereichen gefragt; Mehrfachnennungen waren möglich (Statistik Austria, STATreport „IKT-Einsatz in Unternehmen 2025“). Von diesen Unternehmen setzen KI ein:
- 45 Prozent in Marketing oder Verkauf,
- 38 Prozent im Management oder in der Organisation betriebswirtschaftlicher Prozesse,
- 25 Prozent in Produktions- oder Dienstleistungsprozessen,
- 22 Prozent im Finanz- und Rechnungswesen,
- je 17 Prozent in Forschung, Entwicklung und Innovation sowie in der IT-Sicherheit,
- 5 Prozent in der Logistik.
In Österreich geht es dabei am häufigsten um Text: 73 Prozent dieser Unternehmen nutzten KI 2025 zur Texterkennung und -verarbeitung, 51 Prozent, um Texte, Sprache oder Programmcode zu erzeugen (Statistik Austria, 2025). In Deutschland ist das Erzeugen von Bildern, Videos oder Ton genauso verbreitet wie die Analyse geschriebener Texte: je 52 Prozent der Unternehmen ab 10 Beschäftigten, die KI nutzen (Statistisches Bundesamt, 2025).
Für dich heißt das: Ein großer Teil der Nutzung dreht sich um Texte, Marketing und Verwaltung, also um alltägliche Büroarbeit. Dort lohnt sich der erste Blick.
KI-Einsatz im Unternehmen in fünf Schritten
Grundlage sind die fünf Schritte, die ich auf der Website für die Zusammenarbeit beschreibe: verstehen, bewerten, entwerfen, umsetzen, stabilisieren. Hier übertrage ich sie auf die Einführung von KI allgemein.
Schritt 1: Verstehen – Abläufe und Werkzeuge erfassen
Sprich mit den Menschen, die die Arbeit machen. Sammle, welche Abläufe regelmäßig Zeit kosten, welche Werkzeuge im Einsatz sind und wo die Daten liegen. Frage auch, ob und wofür im Team schon KI genutzt wird. Die deutsche Datenschutzkonferenz (DSK) geht in ihrer Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ vom Mai 2024 davon aus, dass Beschäftigte in vielen Unternehmen KI-Anwendungen schon eigenmächtig und unkontrolliert nutzen.
Woran du merkst, dass der Schritt sitzt: Vor dir liegt eine Liste der zeitraubendsten Abläufe, und du weißt, wo KI heute schon mitläuft.
Schritt 2: Bewerten – Nutzen, Risiko und Daten abwägen
Prüfe jeden Kandidaten mit vier Fragen: Wie viel Zeit oder Ärger spart KI hier? Was passiert, wenn sie einen Fehler macht? Welche Daten braucht sie dafür, vor allem personenbezogene oder vertrauliche? Und sind dazu Fragen zu Datenschutz oder KI-Verordnung zu klären (mehr dazu unten)? Wähle dann einen Ablauf für den Anfang: häufig, klar umrissen, mit überschaubarem Risiko. Fang nicht dort an, wo über Menschen entschieden wird – da wiegen Fehler am schwersten. Wie das für einen konkreten Bereich aussieht, zeigt der Beitrag Kundenservice automatisieren.
Manchmal zeigt die Bewertung auch, dass ein Ablauf ohne KI besser läuft. Diese Erkenntnis ist genauso wertvoll wie ein guter Kandidat.
Woran du merkst, dass der Schritt sitzt: Die Wahl des ersten Ablaufs ist getroffen, und du kannst sie in zwei Sätzen begründen.
Schritt 3: Entwerfen – Ablauf, Zuständigkeiten und Regeln festlegen
Lege fest, welche Schritte die KI übernimmt, wo ein Mensch prüft und wer verantwortlich ist. Dazu kommen Regeln für alle: welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hinein dürfen und welche nicht, und wie Ergebnisse geprüft werden. Die DSK empfiehlt in derselben Orientierungshilfe, klare interne Weisungen zu erteilen und zu dokumentieren, ob, unter welchen Voraussetzungen und zu welchen Zwecken welche KI-Anwendungen eingesetzt werden dürfen. Außerdem rät sie Arbeitgebern, für die berufliche Nutzung Geräte und Accounts bereitzustellen, damit niemand mit privaten Accounts arbeiten muss.
Selbstverständlich ist eine solche Regelung noch nicht: In Österreich hatte 2025 jedes dritte Unternehmen mit KI-Nutzung eine KI-Richtlinie (34 Prozent), bezogen auf alle Unternehmen ab 10 Beschäftigten waren es 10 Prozent (Statistik Austria). Was in eine solche Richtlinie gehört, beschreibt der Beitrag KI-Richtlinie im Unternehmen.
Woran du merkst, dass der Schritt sitzt: Ablauf und Regeln sind kurz aufgeschrieben, und alle Beteiligten kennen ihre Rolle.
Schritt 4: Umsetzen – klein testen und das Team schulen
Starte mit einem begrenzten Testlauf: ein Ablauf, ein kleines Team, echte Anfragen und Unterlagen aus dem Alltag. Prüfe die Ergebnisse, bevor sie weitergehen. Haben die Ergebnisse einen Personenbezug, sind sie laut der Orientierungshilfe der DSK ohnehin kritisch zu hinterfragen.
Gleichzeitig brauchen die Menschen, die mit dem neuen Ablauf arbeiten, das nötige Wissen. Maßnahmen dafür verlangt auch die KI-Verordnung (mehr dazu unten). In Österreich boten 2025 83 Prozent der Unternehmen ab 10 Beschäftigten, die KI nutzen, ihren Beschäftigten KI-bezogene Schulungen oder Weiterbildungen an; Selbststudium und Wissensweitergabe unter Kolleginnen und Kollegen sind dabei mitgezählt (Statistik Austria, 2025). Was eine gute Schulung ausmacht, steht im Beitrag KI-Schulung für Mitarbeiter.
Woran du merkst, dass der Schritt sitzt: Das Team arbeitet mit den Ergebnissen, und Fehler werden entdeckt, solange sie noch intern sind.
Schritt 5: Stabilisieren – messen, nachschärfen, ausbauen
Lege vor dem Testlauf fest, woran du den Erfolg misst, zum Beispiel an der Bearbeitungszeit, daran, wie oft Menschen korrigieren müssen, und an den Rückmeldungen aus dem Team. Schärfe danach Regeln, Vorlagen und Schulung nach, halte den Ablauf schriftlich fest und nimm erst dann den nächsten Ablauf dazu.
Woran du merkst, dass der Schritt sitzt: Deine Messwerte zeigen, ob sich der Aufwand lohnt, und der nächste Ablauf steht fest – oder bewusst noch nicht.
Was den Einstieg bremst
In Deutschland haben 20 Prozent der Unternehmen ab 10 Beschäftigten den Einsatz von KI in Betracht gezogen, nutzen sie aber bisher nicht. Als Gründe nennen diese Unternehmen am häufigsten fehlendes Wissen (72 Prozent), Unklarheit über rechtliche Folgen (62 Prozent) und Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Privatsphäre (60 Prozent); zu hohe Kosten nennen 32 Prozent (Statistisches Bundesamt, Erhebung 2025).
Alle drei häufigsten Gründe lassen sich mit den Schritten oben angehen: Wissen über die Schulung in Schritt 4, Rechtsfragen über eine frühe Klärung in Schritt 2 und 3, Datenschutz über klare Regeln, welche Daten in welches Werkzeug dürfen.
Was KI-Verordnung und DSGVO bei der Einführung verlangen
Alles in diesem Artikel, auch dieser Abschnitt, ist ein Überblick und keine Rechtsberatung. Für deinen konkreten Fall klärst du die Fragen mit deiner Rechtsberatung oder mit der Person, die in deinem Unternehmen für Datenschutz zuständig ist.
Anbieter und Betreiber: Die EU-KI-Verordnung (AI Act) unterscheidet unter anderem zwischen Anbietern, die ein KI-System entwickeln oder entwickeln lassen und es unter eigenem Namen in Verkehr bringen oder in Betrieb nehmen, und Betreibern, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwenden, außer im rein privaten Rahmen (Artikel 3 im AI Act Service Desk der EU-Kommission; konsolidierte Fassung auf EUR-Lex). Welche Rolle dein Unternehmen bei einem bestimmten Werkzeug hat, klärst du im Zweifel mit deiner Rechtsberatung.
KI-Kompetenz: Nach Artikel 4 müssen Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen in ihrem Auftrag zu unterstützen; ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen müssen sie nicht garantieren. Die Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025, ihr heutiger Wortlaut stammt aus der Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 (Artikel 113); mehr dazu im Beitrag KI-Schulung für Mitarbeiter.
Kennzeichnung: Wer als Betreiber mit KI Deepfakes erzeugt, also Bild-, Ton- oder Videoinhalte, die wirklichen Personen, Orten oder Ereignissen ähneln und fälschlich echt wirken würden, muss offenlegen, dass sie künstlich erzeugt oder manipuliert sind; bei offensichtlich künstlerischen, satirischen oder fiktionalen Werken genügt ein passender Hinweis, der das Werk nicht stört. Als Betreiber musst du auch bei KI-Texten, die du veröffentlichst, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, offenlegen, dass sie künstlich erzeugt oder manipuliert sind – außer ein Mensch hat sie geprüft oder redaktionell kontrolliert, und jemand trägt die redaktionelle Verantwortung für die Veröffentlichung (Artikel 50 Absatz 4). Diese Regeln gelten seit dem 2. August 2026 (Artikel 113).
Hochrisiko-Systeme: Für Hochrisiko-KI-Systeme haben Betreiber zusätzliche Pflichten, etwa die menschliche Aufsicht durch Personen mit der nötigen Kompetenz, Ausbildung und Befugnis und, wenn sie Arbeitgeber sind, die Information der Arbeitnehmervertreter und der betroffenen Beschäftigten vor dem Einsatz am Arbeitsplatz (Artikel 26). Für bestimmte Bereiche, die die Verordnung in ihrem Anhang III aufzählt, gelten diese Regeln ab dem 2. Dezember 2027 (Artikel 113). Ob ein geplanter Einsatz darunter fällt, klärst du mit deiner Rechtsberatung.
Datenschutz: Die DSK nennt in ihrer Orientierungshilfe unter anderem drei Punkte:
- Jeder Verarbeitungsschritt mit personenbezogenen Daten braucht eine Rechtsgrundlage.
- Eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 DSGVO ist beim Einsatz von KI-Anwendungen nach ihrer Einschätzung vielfach erforderlich.
- Datenschutzbeauftragte, falls vorhanden, sollen bei Entscheidungen über KI-Anwendungen stets eingebunden werden; eine Beteiligung des Betriebsrats ist zu prüfen.
Die Orientierungshilfe ist ein Papier der deutschen DSK; in Österreich klärst du diese Punkte mit deiner Rechtsberatung. Wie du die Datenregeln für dein Team aufschreibst, zeigt der Beitrag KI-Richtlinie im Unternehmen.
Häufige Fehler beim KI-Einsatz
Typische Fehler entstehen, wenn ein Schritt übersprungen wird:
- Schritt 1 übersprungen: Ein Werkzeug wird gekauft, bevor klar ist, welcher Ablauf überhaupt Zeit kostet. Am Ende sucht das Werkzeug nach einer Aufgabe.
- Schritt 2 übersprungen: Der erste Testlauf startet ausgerechnet dort, wo Fehler Menschen treffen oder vertrauliche Daten betroffen sind.
- Schritt 3 übersprungen: Es gibt keine schriftlichen Regeln. Jede und jeder nutzt, was gerade zur Hand ist, oft mit privaten Accounts.
- Schritt 4 zu groß angelegt: Alle Abteilungen sollen gleichzeitig umstellen, und niemand hat Zeit, die Ergebnisse zu prüfen.
- Schritt 4 ohne Schulung: Das Team bekommt Zugang zum Werkzeug, aber keine Anleitung, wofür und wie es gedacht ist.
- Schritt 5 übersprungen: Es gibt keine Messwerte von vor dem Start. Ob sich etwas verbessert hat, bleibt dann Gefühlssache.
Dein nächster Schritt
Mit dem KI-Audit fängst du beim Verstehen an: Ich sehe mir deine Abläufe an und halte im Audit fest, was sich verbessern lässt; dazu bekommst du einen 30-Tage-Fahrplan. Das KI-Audit kostet 1.250 €. Damit dein Team für den Testlauf gerüstet ist, schule ich es auf Wunsch: KI-Schulungen für Firmen, online oder vor Ort, zum Beispiel in Wien. Die Themen richten sich nach deiner Anfrage, und es geht um den Umgang mit KI allgemein, nicht um ein bestimmtes Werkzeug. Wie die Zusammenarbeit abläuft, steht unter Ablauf. Oder du schreibst mir, welcher Ablauf bei dir heute am meisten Zeit kostet.