KI-Schulung für Mitarbeiter: Inhalte, Formate und Pflichten

Eine KI-Schulung für Mitarbeiter bringt deinem Team bei, KI-Werkzeuge im Arbeitsalltag sicher und sinnvoll zu nutzen: was sie können, wo sie Fehler machen, welche Daten nicht hineingehören und wie man Ergebnisse prüft. Dazu kommt eine rechtliche Seite. Seit Februar 2025 verlangt die EU-KI-Verordnung von Anbietern und Betreibern von KI-Systemen Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihres Personals. Das gilt auch für Unternehmen, die KI-Werkzeuge beruflich einsetzen. Eine bestimmte Schulungsform schreibt die Verordnung nicht vor. Hier liest du, welche Inhalte sinnvoll sind, welches Format zu welchem Team passt und wie du die Schulung planst.

Warum eine KI-Schulung für Mitarbeiter wichtig ist

KI-Werkzeuge sind schnell eingeführt. Gut genutzt sind sie damit noch nicht. Ohne Anleitung probiert jede Person für sich aus, und die typischen Risiken bleiben unbemerkt:

• Falsche Antworten, die überzeugend klingen. Sprachmodelle können Fakten erfinden. Die EU-Kommission nennt in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz genau dieses Risiko: Wer im Unternehmen etwa Werbetexte oder Übersetzungen mit einem Chat-Assistenten erstellt, sollte über die besonderen Risiken informiert sein, zum Beispiel über Halluzinationen.
• Daten am falschen Ort. Die KI-Servicestelle der österreichischen Regulierungsbehörde RTR beschreibt, dass ein Unternehmen, das seinem Team einen Chatbot zur Verfügung stellt, darauf zu achten hat, dass keine personenbezogenen Daten oder Geschäftsgeheimnisse unrechtmäßig an den Anbieter übermittelt werden. Als mögliche Maßnahmen nennt sie unter anderem vertragliche Absicherungen und Schulungen, in denen das Team lernt, solche Eingaben zu unterlassen (RTR, KI-Kompetenz).
• Ergebnisse ohne Prüfung. Ein Text, eine Zusammenfassung oder eine Auswertung ist nur so gut wie die Kontrolle danach.

Auch Unternehmen selbst sehen hier Lücken. In einer Bitkom-Umfrage unter 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland (befragt im Juli und August 2026, veröffentlicht im September 2026) schätzten 66 Prozent die KI-Kompetenzen ihrer Beschäftigten als gering ein. 70 Prozent aller Unternehmen schulen ihre Beschäftigten inzwischen im Umgang mit KI: 11 Prozent alle Beschäftigten, 22 Prozent einen Großteil, 37 Prozent ausgewählte Beschäftigte. Jedes vierte Unternehmen bietet keinerlei Schulung an.

Eine Schulung ist dabei kein Selbstzweck, sondern ein Teil des Einstiegs in KI. Wie du KI insgesamt in deinem Unternehmen angehst, liest du im Leitfaden KI für Unternehmen.

Was die KI-Verordnung verlangt

Dieser Artikel gibt einen Überblick und ist keine Rechtsberatung. Was davon für dein Unternehmen gilt, klärst du mit deiner Rechtsberatung.

Kurz gesagt: Wenn dein Team KI-Werkzeuge beruflich nutzt, musst du etwas für seine KI-Kompetenz tun. Wie du das machst, gibt die Verordnung nicht vor. Am besten hältst du fest, was du getan hast.

Wer verpflichtet ist: Artikel 4 der EU-KI-Verordnung (AI Act) richtet sich an Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Betreiber ist nach Artikel 3 Nummer 4 jede Person oder Organisation, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, außer im Rahmen einer persönlichen, nicht beruflichen Tätigkeit. Nach den Fragen und Antworten der Kommission reicht es schon, wenn deine Beschäftigten einen Chat-Assistenten etwa für Werbetexte oder Übersetzungen nutzen. Die Pflicht erfasst nicht nur Angestellte, sondern auch andere Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit KI arbeiten, etwa Dienstleister.

Was verlangt ist: Die Verordnung wurde 2026 durch die Digital-Omnibus-Verordnung zur KI geändert, auch Artikel 4. Im heutigen Wortlaut ergreifen Anbieter und Betreiber „Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind“. Dabei sind die technischen Kenntnisse, die Erfahrung, die Aus- und Fortbildung der Personen und der Einsatzkontext zu berücksichtigen. Neu ist der Satz, dass die Pflicht nicht verlangt, „für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren“. Ebenfalls neu: Kommission und Mitgliedstaaten sollen Unternehmen, insbesondere KMU, dabei unterstützen. Den geltenden Text findest du in der konsolidierten Fassung vom 27. Juli 2026 auf EUR-Lex und im AI Act Service Desk; die Änderung steht in der Verordnung (EU) 2026/1744.

Seit wann: Artikel 4 steht in Kapitel I der Verordnung. Dieses Kapitel gilt nach Artikel 113 seit dem 2. Februar 2025.

Was nicht verlangt ist: Laut den Fragen und Antworten der Kommission braucht es kein Zertifikat, und es gibt keine strengen Vorgaben oder Pflichtschulungen; ein Format für alle gebe es nicht. Die Maßnahmen können nach Angabe der deutschen Bundesnetzagentur intern oder extern stattfinden. Einen „KI-Beauftragten“ schreibt Artikel 4 ebenfalls nicht vor; das betonen auch die RTR und die Bundesnetzagentur. Die Kommission weist aber darauf hin, dass es in vielen Fällen wenig wirksam sein kann, sich nur auf die Gebrauchsanweisung eines Systems zu verlassen oder die Beschäftigten diese lesen zu lassen.

Dokumentation: Die Kommission nennt eine interne Aufzeichnung der Schulungen als Möglichkeit. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, die Maßnahmen zu dokumentieren. Die RTR rät, für jede geschulte Person zumindest Folgendes im Personalakt festzuhalten: Art der Schulung, bei externen Schulungen den Veranstalter, Inhalt und Ziel, Zeitpunkt und Wiederholungen.

Sanktionen laut Verordnung und Kommission: Einen eigenen Bußgeldrahmen für Artikel 4 enthält die Verordnung nicht. Artikel 99 führt Artikel 4 bei den Obergrenzen für Geldbußen nicht auf und überlässt die Regeln für Sanktionen den Mitgliedstaaten. Laut Kommission können die nationalen Marktüberwachungsbehörden Verstöße gegen Artikel 4 auf Grundlage nationaler Gesetze sanktionieren; sie überwachen die Regeln seit August 2026. Welche nationalen Regeln dafür in Österreich und Deutschland gelten, lässt dieser Artikel offen. Das klärst du mit deiner Rechtsberatung.

Was RTR und Bundesnetzagentur dazu schreiben: Laut RTR sieht der AI Act selbst keine Verwaltungsstrafe für Artikel 4 vor. Fehlende Schulungen können aber auch außerhalb des AI Act Folgen für das Unternehmen haben, wenn ein Schaden entsteht; für Österreich verweist die RTR auf § 1313a ABGB. Die Bundesnetzagentur hält fest, dass ein Mangel an KI-Kompetenz als Verletzung der Sorgfaltspflicht angesehen werden kann, insbesondere wenn dadurch ein Schaden entsteht.

Hochrisiko-KI: Für Hochrisiko-KI-Systeme gilt zusätzlich: Betreiber übertragen die menschliche Aufsicht Personen, die über die erforderliche Kompetenz, Ausbildung und Befugnis verfügen (Artikel 26 Absatz 2). Diese Regeln gelten je nach Art des Systems ab dem 2. Dezember 2027 oder dem 2. August 2028 (Artikel 113).

Welche Inhalte sinnvoll sind

Die Inhalte richten sich danach, wofür dein Team KI nutzt. Die Bundesnetzagentur schlägt einen stufenweisen Aufbau vor, von Grundlagen über die eingesetzten Systeme bis zu rollenspezifischen Trainings, und betont, dass ihre Inhalte weder verpflichtend noch abschließend sind. Als Gerüst für eine Schulung eignen sich diese Bausteine:

• Grundlagen und Grenzen: Wie KI-Werkzeuge zu ihren Antworten kommen, wofür sie sich eignen und wo nicht. Dazu gehören typische Schwächen wie erfundene Fakten und Verzerrungen, die auch die RTR als Inhalt nennt.
• Gute Anweisungen schreiben (Prompting): Aufgabe, Kontext und gewünschtes Ergebnis klar formulieren. Die RTR nennt Prompting-Workshops ausdrücklich als möglichen Baustein.
• Ergebnisse prüfen: Fakten, Zahlen und Quellen gegenchecken, bevor etwas das Haus verlässt. Ob ein Ergebnis stimmt, entscheidet am Ende ein Mensch, nicht das Werkzeug.
• Datenschutz und Vertraulichkeit: Welche Daten in welches Werkzeug dürfen und welche nie. Kundendaten, Personaldaten und Geschäftsgeheimnisse brauchen klare Regeln.
• Eure Regeln im Unternehmen: Welche Werkzeuge erlaubt sind, wen man fragt, wenn etwas unklar ist, und wo die Regeln stehen. Wie du solche Regeln aufschreibst, steht im Artikel zur KI-Richtlinie im Unternehmen; ein Muster findest du im Artikel KI-Richtlinie: Muster.
• Anwendung in der eigenen Rolle: Vertrieb, Buchhaltung, Personal oder Kundenservice arbeiten mit unterschiedlichen Aufgaben und Daten. Am meisten lernt man an den eigenen Aufgaben.

Nach Angabe der RTR können auch rechtliche Themen wie Datenschutz, Arbeitsrecht und Urheberrecht dazugehören, außerdem die Grundzüge des AI Act, je nach Einsatzzweck.

Welches Format zu welchem Team passt

Ein Pflichtformat gibt es nicht. Die Bundesnetzagentur nennt eine Spanne von Selbstlernprogrammen über Workshops und Schulungen bis zu mehrstufigen Fortbildungsprogrammen, intern oder extern. Welches Format passt, hängt davon ab, wer was lernen soll:

• Impulsvortrag für alle: Gut, um Grundlagen, Grenzen und eure Regeln einmal für das ganze Team zu klären. Er ersetzt das Üben nicht.
• Workshop: Gemeinsam an echten Aufgaben üben, Fragen stellen, Ergebnisse vergleichen. Geeignet, wenn ein Team ein Werkzeug neu einführt.
• Praxistraining je Abteilung: Jede Abteilung arbeitet mit ihren eigenen Abläufen und Daten. Sinnvoll, wenn die Grundlagen sitzen und es um den Alltag geht.
• Coaching für Führungskräfte: Führungskräfte entscheiden, wo KI eingesetzt wird und welche Regeln gelten. Dafür brauchen sie einen Überblick über Chancen, Risiken und Verantwortung, oft im kleinen Kreis.

Jedes dieser Formate lässt sich online oder vor Ort umsetzen. Online passt für verteilte Teams und kurze Einheiten. Vor Ort ist leichter, wenn gemeinsam geübt und diskutiert werden soll.

Wen du schulen solltest, hängt vom Einsatz ab. Die RTR beschreibt das so: Wenn die ganze Belegschaft Chatbots nutzen darf, braucht es wiederkehrende Schulungen für alle, auch für neue Kolleginnen und Kollegen. Bekommt nur eine Abteilung ein bestimmtes Werkzeug, kann sich die Schulung auf wenige Personen beschränken.

So planst du die KI-Schulung in fünf Schritten

1. Bestand aufnehmen: Welche KI-Werkzeuge werden heute genutzt, offiziell und inoffiziell? Die RTR weist darauf hin, dass KI oft schon in Standardsoftware steckt und mit Updates dazukommt, ohne dass es alle wissen.
2. Bedarf je Gruppe klären: Wer nutzt welches Werkzeug wofür, und was weiß die Person schon? Das ist auch der erste der drei Grundsteine, die die Bundesnetzagentur vorschlägt.
3. Regeln vor der Schulung festlegen: Eine Schulung kann nur vermitteln, was entschieden ist. Kläre vorher, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten tabu sind.
4. Format und Inhalte wählen: Grundlagen für alle, Vertiefung dort, wo täglich mit KI gearbeitet wird.
5. Dokumentieren und auffrischen: Halte fest, wer wann was gelernt hat. Plane Wiederholungen ein, wenn neue Werkzeuge kommen oder sich Aufgaben ändern; auch die Bundesnetzagentur empfiehlt eine bedarfsorientierte Auffrischung.

Wie Schulung, Regeln und erste Anwendungsfälle zusammenspielen, liest du im Artikel KI im Unternehmen einsetzen.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

• Nur Knöpfe erklären: Wer nur die Bedienung lernt, aber nicht das Prüfen, übernimmt Fehler ungefiltert. Ergebnisse prüfen gehört in jede Schulung.
• Einmal und fertig: Werkzeuge ändern sich schnell. Plane Auffrischungen ein und denke an neue Kolleginnen und Kollegen.
• Alle bekommen dasselbe: Wer täglich mit KI arbeitet, braucht mehr als jemand, der sie selten nutzt.
• Schulung ohne Regeln: Ohne klare Regeln weiß nach der Schulung niemand, was im eigenen Unternehmen erlaubt ist.
• Nichts aufschreiben: Ohne Dokumentation kannst du später nicht zeigen, was du für die KI-Kompetenz deines Teams getan hast.
• Führungskräfte auslassen: Wer über den Einsatz von KI entscheidet, sollte mindestens so gut Bescheid wissen wie das Team.

Wie ich bei architect5 schule

KI-Schulungen für Firmen sind eines meiner drei Angebote, neben dem KI-Audit und dem 1:1-Coaching. Die Themen sind offen: Ich biete viel an, und woran ich mit deinem Team arbeite, richtet sich nach deiner Anfrage. Eine Grenze bei der Gruppengröße gibt es nicht.

Ich schule nicht auf ein bestimmtes Werkzeug hin, sondern KI allgemein, damit sich dein Team in unterschiedlichen KI-Werkzeugen zurechtfindet. Die Schulungen gibt es online oder vor Ort, zum Beispiel in Wien.

Dein nächster Schritt

Wenn du dein Team schulen willst, frag eine Schulung an und schreib dazu, wer teilnehmen soll und welche Fragen euch gerade beschäftigen. Wenn du vorher klären willst, wo KI in deinen Abläufen überhaupt hilft, ist das KI-Audit mit 30-Tage-Fahrplan der passende Einstieg. Wie ich dabei vorgehe, steht unter Leistungen.

Geschrieben von Thomas Rettenbacher, AI Workflow Architect bei architect⁵.

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