Eine KI-Strategie entwickelst du, indem du festlegst, welche Geschäftsziele KI unterstützen soll, wo dein Unternehmen heute steht und nach welchen Regeln du entscheidest, welche Vorhaben zuerst kommen. Für ein kleines oder mittleres Unternehmen ist das kein dickes Konzept, sondern eine Handvoll klarer Entscheidungen: Ziele, Bestandsaufnahme, Rangfolge der Vorhaben, Kaufen oder Bauen, Zuständigkeiten, Budgetlogik, Kennzahlen und ein Termin für die nächste Überprüfung. Das passt auf ein bis zwei Seiten.
Einen Überblick, was KI kann und wo Unternehmen in Österreich und Deutschland heute stehen, gibt der Leitfaden KI für Unternehmen. Wie du einen ersten Ablauf in fünf Schritten einführst, steht in KI im Unternehmen einsetzen; hier geht es um die Ebene darüber, die vor jedem einzelnen Vorhaben steht.
Dieser ganze Beitrag ist ein Überblick, keine Rechtsberatung. Ob ein Vorhaben rechtlich zulässig ist und was es verlangt, besprichst du mit deiner Anwältin oder deinem Anwalt und, wo Personendaten im Spiel sind, mit der für Datenschutz zuständigen Person.
Was eine KI-Strategie ist und was nicht
Ob und wie ein Unternehmen KI einsetzt, ist laut den KI-Guidelines für KMU der Wirtschaftskammer Österreich (WKO) (3. Auflage, April 2026) eine strategische Entscheidung, die jedes Unternehmen für sich treffen muss. Eine KI-Strategie ist weder eine Liste von Werkzeugen noch ein Projektplan. Die Strategie hält fest, wofür du KI nutzen willst, was ausgeschlossen ist und wie du zwischen Vorschlägen auswählst.
Ein zweiter Leitfaden kommt aus Deutschland: das Handbuch Künstliche Intelligenz von 2023. Herausgegeben hat es die Technologie-Initiative SmartFactory KL in Kooperation mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Kaiserslautern, entstanden ist es im Netzwerk Mittelstand-Digital, das das deutsche Wirtschaftsministerium fördert. Das Handbuch beschreibt das Geschäftsmodell als Bindeglied zwischen der technischen KI-Lösung und dem betriebswirtschaftlichen Nutzen. Es rät, den Business Case laufend zu prüfen, und erinnert daran, dass Kosten nicht nur bei Entwicklung und Einführung entstehen: Eine KI-Lösung braucht auch danach Betreuung und Anpassung.
Die Strategie entscheidet, welches Vorhaben drankommt. Erst danach geht es darum, eine gewählte Lösung in Systeme und Abläufe einzubauen; die Schritte dazu stehen im Beitrag KI-Implementierung.
KI-Strategie entwickeln: mit Zielen und Engpässen anfangen
Der Leitfaden der Wirtschaftskammer rät als ersten Schritt, Ziele und Erwartungen an den Einsatz von KI zu klären: Was willst du mit KI erreichen, und wo gibt es Probleme, die sich vielleicht mit fertigen KI-Anwendungen lösen lassen?
Schreib zwei oder drei Ziele auf, die auch ohne KI auf deiner Liste stünden, etwa schneller auf Anfragen reagieren, weniger Nacharbeit oder Wissen, das nicht an einzelnen Personen hängt. Daneben notierst du die Engpässe, die diese Ziele heute bremsen. KI ist dann ein mögliches Mittel, kein Ziel. Und wenn ein Engpass ohne KI besser zu lösen ist, ist das auch ein Ergebnis.
Bestandsaufnahme: Abläufe, Daten, Können und Risiko
Bevor du Vorhaben auswählst, brauchst du ein ehrliches Bild deiner Ausgangslage. Das Mittelstand-Digital-Handbuch nennt als Grundvoraussetzungen für ein KI-Projekt vor allem die nötigen Kompetenzen, eine passende Hardware, Daten und ein klares Geschäftsmodell. Für deine Bestandsaufnahme reichen vier Fragen:
- Abläufe: Wo kostet wiederkehrende Arbeit heute Zeit? Welche Aufgaben sich grundsätzlich für KI eignen, zeigt ein kurzer Test im Beitrag KI-Anwendungsfälle.
- Daten: Liegen die Daten, die ein Vorhaben braucht, digital, aktuell und an einem Ort vor?
- Können: Was kann dein Team heute schon? Laut Handbuch müssen die eigenen Kompetenzen geprüft werden, bevor Entscheidungen fallen. Und weil sich das Feld schnell ändert, ist der Aufbau von KI-Kompetenz dort kein einmaliger Schritt, sondern ein laufender Prozess.
- Was schon läuft: Welche KI-Werkzeuge nutzt dein Team bereits, auch ohne Absprache? Die Wirtschaftskammer warnt, dass Verbote oft zu unkontrollierter Nutzung privater Werkzeuge führen, die die IT nicht kennt („Shadow AI“), und empfiehlt, besser sichere Alternativen anzubieten.
Dazu kommt die Frage, wie viel Risiko du eingehen willst. Das deutsche Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfiehlt in seinem Papier „Generative KI-Modelle“ (Version 2.0, Januar 2025) Unternehmen, die generative KI nutzen wollen, vor der Einbindung in ihre Arbeitsabläufe eine individuelle Risikoanalyse durchzuführen. Wie viel Risiko akzeptabel ist, hängt laut BSI vom Anwendungsszenario und vom Kreis der Nutzenden ab.
Für die Strategie heißt das: Schreib rote Linien auf, bevor ein Vorhaben auf dem Tisch liegt. Die EU-KI-Verordnung gibt dafür einen Rahmen, der in Österreich und Deutschland gleich gilt: Manche Praktiken sind verboten, etwa KI, die Emotionen von Menschen am Arbeitsplatz ableitet (Artikel 5 im AI Act Service Desk der EU-Kommission), und KI-Systeme für Personalentscheidungen, etwa zum Sichten von Bewerbungen, gelten als hochriskant (Anhang III mit Artikel 6, der Ausnahmen kennt; die Vorgaben dafür gelten laut Artikel 113 ab dem 2. Dezember 2027). Die Einzelheiten zu diesen Grenzen stehen im Beitrag zu den KI-Anwendungsfällen im Abschnitt „Wo das Recht Grenzen zieht“.
Ob ein geplantes Vorhaben darunter fällt, klärst du mit rechtlicher Beratung. Erste Orientierung bieten öffentliche Stellen: In Österreich dient die KI-Servicestelle der RTR laut eigener Beschreibung als Ansprechpartner und Informationshub zum Thema KI und unterstützt bei der Umsetzung des AI Act. In Deutschland bietet der KI-Service Desk der Bundesnetzagentur laut ihrer Pressemitteilung vom 29. Juli 2026 vor allem KMU und Start-ups Informationen und Orientierung zur Umsetzung der KI-Verordnung, darunter ein Online-Werkzeug zur ersten Einschätzung der Risikoklasse von KI-Systemen.
Vorhaben auswählen und in eine Reihenfolge bringen
Aus Zielen und Bestandsaufnahme entsteht eine Liste möglicher Vorhaben. Die Strategie legt fest, nach welcher Regel du sie ordnest. Ich empfehle dafür ein einfaches Raster mit zwei Achsen, Nutzen für deine Ziele und Aufwand, ergänzt um die roten Linien von oben:
- Großer Nutzen, wenig Aufwand: Kandidaten für den Anfang.
- Großer Nutzen, viel Aufwand: einplanen, aber erst, wenn Erfahrung und Daten da sind.
- Wenig Nutzen, wenig Aufwand: im Rahmen deiner Regeln ausprobieren lassen, ohne Projekt daraus zu machen.
- Wenig Nutzen, viel Aufwand: streichen.
Ein Vorhaben, das eine rote Linie berührt, kommt nicht in das Raster, bevor die Rechtsfrage geklärt ist. Nimm dir für die nächsten Monate nur eines bis drei Vorhaben vor. Die Wirtschaftskammer empfiehlt, mit Pilotprojekten in einem begrenzten Bereich zu starten, bevor du im ganzen Unternehmen ausrollst. Das Mittelstand-Digital-Handbuch nennt als typische Risiken schon bei der Auswahl, dass der Umfang zu groß oder zu eng gewählt und der Aufwand falsch geschätzt wird.
Kaufen oder selbst bauen
Für jedes Vorhaben stellt sich die Frage, ob ein fertiges Werkzeug reicht. Die Arten der Umsetzung im Detail stehen im Beitrag zur KI-Implementierung. In die Strategie gehört der Grundsatz, nach dem du entscheidest.
Das Mittelstand-Digital-Handbuch empfiehlt, je Anwendungsfall zu prüfen, wie abhängig das Unternehmen von der KI-Lösung ist: Betrifft sie das Kerngeschäft, sollte meist selbst entwickelt werden; erfüllt sie eine Nebenaufgabe, kommt eine zugekaufte Lösung in Frage. Fehlen die Kompetenzen für eine Eigenentwicklung und lassen sie sich nicht zeitnah aufbauen, empfiehlt es externe Dienste, die einzelne Schritte unterstützen oder die Lösung ganz umsetzen. Als Risiko nennt es ausdrücklich, die eigenen Entwicklungskompetenzen zu überschätzen; als eine Methode für diese Entscheidung führt es die Nutzwertanalyse an. Ähnlich rät die Wirtschaftskammer, abzuwägen, wo allgemeine KI-Modelle ausreichen und wo eine maßgeschneiderte Lösung sinnvoller ist, besonders bei Abläufen, die für dein Alleinstellungsmerkmal wichtig sind.
Beim Kaufen lohnt ein Blick auf die Bedingungen. Laut WKO speichern kostenlose Versionen Eingaben oft zur Verbesserung der Modelle, während Business-Tarife meist Datenschutzgarantien und vereinbarte Service-Levels bieten. Die WKO rät außerdem, auf die Exportierbarkeit deiner Daten zu achten und eine zu starke Abhängigkeit von einzelnen Anbietern zu vermeiden.
Selbst bauen hat eine rechtliche Seite: Wer ein KI-System entwickeln lässt und unter eigenem Namen in Betrieb nimmt, kann nach der KI-Verordnung als Anbieter gelten und nicht nur als Betreiber, der ein fertiges System in eigener Verantwortung nutzt (Artikel 3). Die Pflichten, die daraus folgen, behandelt der Beitrag zur KI-Implementierung.
Zuständigkeit und Entscheidungsregeln festlegen
Eine Strategie ohne Zuständige bleibt Papier. Die WKO empfiehlt, eine Ansprechperson zu benennen, die bei Fragen zur Nutzung von KI-Anwendungen das letzte Wort hat, und klare Zugriffsrechte festzulegen: Wer darf welche KI-Werkzeuge nutzen, wer darf Daten hochladen, und wer trägt die Verantwortung bei kritischen Entscheidungen? Außerdem rät sie, Personen zu bestimmen, die eingesetzte KI-Anwendungen betreuen und regelmäßig auf Funktionen und rechtmäßigen Einsatz prüfen. Gibt es einen Betriebsrat, soll er laut WKO früh eingebunden werden, besonders wenn KI Leistungskontrolle oder Überwachung berühren könnte. Kann ein KI-System Beschäftigte kontrollieren, muss in Österreich je nach System der Betriebsrat zustimmen (§ 96 und § 96a Arbeitsverfassungsgesetz; bei § 96a kann die Schlichtungsstelle die Zustimmung ersetzen). In Betrieben ohne Betriebsrat muss bei Systemen, die die Menschenwürde berühren, jede betroffene Person einzeln zustimmen (§ 10 Arbeitsvertragsrechts-Anpassungsgesetz). In Deutschland hat der Betriebsrat bei technischen Einrichtungen zur Überwachung ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Betriebsverfassungsgesetz).
Halte in der Strategie zusätzlich fest, wer was entscheidet: wer ein neues Werkzeug freigibt, wer ein Vorhaben startet und wer es stoppt, wenn die Zahlen nicht stimmen. Die Regeln für den Alltag deines Teams, also welche Daten in welches Werkzeug dürfen, gehören in ein eigenes Dokument; wie das aussieht, zeigt der Beitrag KI-Richtlinie im Unternehmen.
Budget planen, ohne dich zu verschätzen
Für das Budget nennen die KI-Guidelines drei Größen, die du realistisch kalkulieren sollst: Lizenzkosten, Schulungszeit und erwartete Effizienzgewinne. Das Mittelstand-Digital-Handbuch erinnert daran, dass sich Kosten und Umsatz nicht genau vorhersagen lassen.
Plan das Budget deshalb in Stufen statt als einen großen Betrag. Für jedes Vorhaben gibt es zuerst einen kleinen Rahmen für den Test; die nächste Stufe gibst du erst frei, wenn die Messung ein Ergebnis zeigt. Rechne die Zeit deines Teams mit ein, für Einarbeitung, Prüfung der Ergebnisse und Betreuung. Auch diese Zeit ist ein Kostenposten, selbst wenn sie auf keiner Rechnung steht.
Erfolg messen
Die KI-Guidelines empfehlen, messbare Kennzahlen festzulegen, etwa Zeitersparnis, Fehlerrate, Akzeptanz bei den Nutzenden oder die Rendite. Dazu kommt der Rat, die Zufriedenheit von Kundschaft und Mitarbeitenden mit dem KI-Einsatz zu erfragen und einen Ablauf für den Umgang mit KI-Fehlern oder problematischen Ergebnissen festzulegen. Unklare Erfolgskennzahlen zählen sie zu den häufigen Fehlern: Woran du Erfolg misst, legst du vorher fest.
Für die Strategie reichen wenige Kennzahlen je Ziel. Wichtig ist, dass jede Kennzahl zu einem der Ziele vom Anfang passt. Sonst misst du Aktivität statt Wirkung.
So passt deine KI-Strategie auf zwei Seiten
Am Ende schreibst du die Entscheidungen auf, kurz genug, dass dein Team sie liest. Diese Gliederung ist mein Vorschlag:
- Ziele: zwei oder drei Geschäftsziele und die Engpässe dahinter.
- Ausgangslage: Abläufe, Daten, Können und die KI-Nutzung, die es schon gibt.
- Rote Linien: was ausgeschlossen ist oder erst nach rechtlicher Prüfung in Frage kommt.
- Vorhaben: eines bis drei, in Reihenfolge, mit dem Grund für die Wahl.
- Kaufen oder bauen: dein Grundsatz und worauf du bei Anbietern achtest.
- Zuständigkeiten: wer das letzte Wort hat, wer betreut, wer welche Entscheidung trifft.
- Budgetlogik: Stufen und die Bedingung für die nächste Freigabe.
- Kennzahlen: je Ziel wenige Werte, festgelegt vor dem Start.
- Nächste Überprüfung: das Datum.
Wie oft du die Strategie überprüfst
Mindestens halbjährlich solltest du die KI-Strategie laut WKO überprüfen, weil laufend neue Werkzeuge, Methoden und rechtliche Anforderungen entstehen. Prüf sie außerdem, wenn ein Vorhaben abgeschlossen oder gescheitert ist, wenn sich ein Ziel ändert oder wenn eine neue Regel der KI-Verordnung näher rückt.
Dein nächster Schritt
Wenn du für die Bestandsaufnahme einen Blick von außen willst, fang mit dem KI-Audit mit 30-Tage-Fahrplan an: Ich sehe mir deine Abläufe an; du bekommst Verbesserungsvorschläge und einen Fahrplan für die ersten 30 Tage. Das KI-Audit kannst du direkt anfragen. Oder schreib mir, welche zwei Ziele bei dir ganz oben stehen. Eine gute KI-Strategie erkennst du daran, dass dein Team danach weiß, was als Nächstes kommt und was bewusst nicht.
