KI für Unternehmen ist heute vor allem ein Werkzeug für wiederkehrende Text- und Wissensarbeit, mit einem Menschen, der die Ergebnisse prüft. Generative KI kann Texte entwerfen, zusammenfassen, übersetzen und sortieren. Dabei kann sie sich irren, und sie ersetzt weder Fachwissen noch Verantwortung. Für kleine und mittlere Unternehmen heißt das: erst die Abläufe verstehen, Regeln festlegen und das Team schulen, dann einen Ablauf klein testen. Dieser Überblick zeigt, was KI kann und was nicht, wo sie im Alltag hilft, wie weit Unternehmen in Österreich und Deutschland schon sind und wo du Unterstützung findest.
Was KI heute leisten kann
Wenn in diesem Leitfaden von KI die Rede ist, sind vor allem große Sprachmodelle gemeint, also Chat-Assistenten und Werkzeuge, die Texte verstehen und erzeugen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) nennt in seiner Übersicht zu generativer KI (Version 2.0 vom Januar 2025) unter anderem diese Aufgaben, die solche Modelle teil- oder vollautomatisiert übernehmen können:
- Texte erstellen: zum Beispiel formale Dokumente wie Einladungen oder Schulungsunterlagen.
- Texte überarbeiten: Rechtschreibung und Grammatik prüfen, umformulieren.
- Texte verarbeiten: zusammenfassen, übersetzen, einordnen, Informationen herausziehen und Fragen beantworten.
- Beim Programmieren unterstützen: zum Beispiel Code ergänzen oder prüfen.
KI ist allerdings mehr als ein Chat-Assistent. Die amtliche Erhebung über den IKT-Einsatz in Unternehmen rechnet auch andere Technologien zur KI. Der STATreport von Statistik Austria für 2025 nennt zum Beispiel Spracherkennung, das Erkennen von Objekten oder Menschen in Bildern, die automatisierte Analyse von Daten mit maschinellem Lernen und die Automatisierung von Arbeitsschritten. Die Nutzungszahlen weiter unten meinen deshalb KI im weiten Sinn.
Wo KI an Grenzen stößt
Genauso wichtig wie die Möglichkeiten sind die Grenzen. Laut BSI bieten generative KI-Modelle keine oder nur unzureichende Garantien für die Qualität ihrer Ausgaben. Generative Modelle können außerdem Inhalte erfinden, die weder in der Eingabe noch in den Trainingsdaten stehen; das nennt man Halluzinieren. Bei Sprachmodellen wirken solche Ausgaben laut BSI zumeist glaubhaft, besonders wenn sie auf Quellen verweisen, die selbst frei erfunden sein können. Und ohne Zugriff auf aktuelle Daten wissen die Modelle nichts über aktuelle Ereignisse.
Daraus folgt eine einfache Regel: KI liefert Entwürfe und Vorschläge, ein Mensch prüft und entscheidet. Das gilt besonders dort, wo ein Fehler nach außen geht oder Menschen betrifft.
Wo KI für Unternehmen typischerweise hilft
Aus diesen Aufgaben ergeben sich vier Bereiche, in denen KI auch in kleinen und mittleren Unternehmen ansetzen kann:
- Backoffice und Verwaltung: Posteingang vorsortieren, Dokumente zusammenfassen, Standardschreiben und Berichte vorbereiten.
- Vertrieb und Marketing: Recherche vorbereiten, Angebots- und Werbetexte entwerfen, Nachfass-E-Mails vorformulieren.
- Wissensmanagement: Richtlinien, Projektunterlagen und Erfahrungswissen auffindbar machen, sodass sich Fragen dazu schneller beantworten lassen.
- Kundenservice: Anfragen vorsortieren und Antworten vorbereiten. Wie du dabei vorgehst, steht im Artikel Kundenservice automatisieren.
In allen vier Bereichen bleibt der Mensch am Ende der Kette: Er prüft, gibt frei und entscheidet.
Wie weit vorn Marketing und Vertrieb dabei liegen, zeigt die EU-Erhebung: Marketing oder Vertrieb war 2025 in Österreich und Deutschland der häufigste der abgefragten Einsatzzwecke. Laut Eurostat setzten 45 Prozent der KI-nutzenden Unternehmen in Österreich und 35 Prozent in Deutschland KI dafür ein, jeweils Unternehmen ab zehn Beschäftigten.
Wo Unternehmen heute stehen
Wenn du noch am Anfang stehst, bist du in guter Gesellschaft. 2025 setzten in Österreich 30 Prozent der Unternehmen ab zehn Beschäftigten KI ein, in Deutschland 26 Prozent, im EU-Schnitt 20 Prozent (Pressemitteilung von Statistik Austria). Gezählt werden dabei Unternehmen aus den erhobenen Wirtschaftszweigen; Betriebe mit weniger als zehn Beschäftigten fehlen in diesen Zahlen.
Je kleiner das Unternehmen, desto seltener ist KI im Einsatz. In Österreich nutzten 2025 laut STATreport 26 Prozent der Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten KI, 45 Prozent der Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten und 68 Prozent der Unternehmen ab 250 Beschäftigten. In Deutschland lagen die Werte laut Statistischem Bundesamt bei 23, 36 und 57 Prozent. Unter den österreichischen Unternehmen ohne KI hatten 77 Prozent einen Einsatz bisher nicht einmal erwogen.
So startest du
Fang bei deinen Abläufen an, nicht bei einem Werkzeug: Wo kostet wiederkehrende Arbeit heute die meiste Zeit? Leg dann fest, welche Werkzeuge und welche Daten erlaubt sind, und sorg dafür, dass dein Team weiß, wie es mit KI umgeht. Erst danach testest du einen einzelnen, klar abgegrenzten Ablauf mit echten Fällen. Wie das Schritt für Schritt geht, von der Bewertung bis zur Messung, steht im Artikel KI im Unternehmen einsetzen.
Recht in Kürze
Dieser ganze Leitfaden ist keine Rechtsberatung. Fragen zu KI-Verordnung, Datenschutz oder Mitbestimmung klärst du für deinen konkreten Fall mit deiner Rechtsberatung oder der für Datenschutz zuständigen Person.
Nach Artikel 4 der EU-KI-Verordnung müssen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, mit Maßnahmen unterstützen; seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 ist dort ausdrücklich festgehalten, dass sie dabei für niemanden ein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren müssen. Die Pflicht steht in Kapitel I, das laut Artikel 113 seit dem 2. Februar 2025 gilt; was das für Schulungen heißt, erklärt der Beitrag KI-Schulung für Mitarbeiter. Für die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten gilt außerdem die DSGVO (Artikel 2 Absatz 1); welche Daten in welches KI-Werkzeug dürfen, legst du am besten in einer KI-Richtlinie fest.
Zwei typische Fehler
- KI wie ein Nachschlagewerk behandeln: Wie oben beschrieben, kann ein Sprachmodell Quellen erfinden. Zahlen, Zitate und Quellenangaben aus einem KI-Text prüfst du deshalb an der Originalquelle, bevor du sie verwendest.
- KI mit Chat-Assistenten gleichsetzen: Nicht jede Aufgabe ist eine Textaufgabe, und für andere Aufgaben gibt es andere KI-Technologien (siehe oben). Kläre deshalb zuerst, welche Art von Aufgabe du lösen willst, und such erst dann das passende Werkzeug.
Wie du Unterstützung bekommst
Du kannst den Einstieg selbst angehen. Wenn du Begleitung willst, biete ich drei Wege an:
- KI-Audit: Ich sehe mir deine Abläufe an und zeige dir, wo sich etwas verbessern lässt. Dazu kommt ein 30-Tage-Fahrplan, der die ersten Schritte festhält. Das KI-Audit kostet 1.250 €.
- KI-Schulungen für Firmen: Schulungen für dein Team, wahlweise online oder vor Ort, etwa in Wien. Die Themen richten sich nach deiner Anfrage, die Gruppengröße ist nicht begrenzt, und es geht um KI allgemein, nicht um ein bestimmtes Werkzeug.
- 1:1-Coaching: persönliche Begleitung, wenn du selbst mit KI weiterkommen willst, ebenfalls online oder vor Ort.
Schulungen und Coaching stellt die Startseite vor, anfragen kannst du beides über Kontakt. Mehr zum KI-Audit findest du unter Leistungen.
Dein nächster Schritt
Wenn du für dein Unternehmen nicht allein einordnen willst, wo KI sich lohnt, ist das KI-Audit ein guter Einstieg, mit einem 30-Tage-Fahrplan als Ergebnis. Geht es dir eher darum, dass dein Team sicher mit KI arbeitet, schreib mir, was es schon kann und wo es noch hakt.