KI-Prozessoptimierung heißt, einen bestehenden Ablauf erst zu verstehen und zu verbessern und KI danach nur dort einzusetzen, wo sie einen Schritt leichter macht. Gute Kandidaten sind Schritte, in denen Menschen Texte und Dokumente lesen, sortieren, zusammenfassen oder Entwürfe schreiben. Oft zeigt sich aber, dass ein Schritt wegfallen kann oder eine einfache Regel genügt. Hier liest du, wie du einen Ablauf aufnimmst, Engpässe findest, für jeden Schritt die passende Lösung wählst, den Erfolg misst und die Qualität im Griff behältst.
Was KI-Prozessoptimierung von Automatisierung unterscheidet
Drei Dinge werden oft in einen Topf geworfen:
- Klassische Prozessoptimierung: Du ordnest den Ablauf neu. Überflüssige Schritte fallen weg, Zuständigkeiten werden klar, Übergaben werden weniger. Dafür braucht es keine Software.
- Regelbasierte Automatisierung: Ein Programm führt Schritte nach festen Wenn-dann-Regeln aus, die ein Mensch vorher festgelegt hat, etwa „Formular eingegangen, also Bestätigung schicken und Aufgabe anlegen“. Das Ergebnis ist vorhersehbar.
- KI: Die EU-KI-Verordnung beschreibt ein KI-System in Artikel 3 Nummer 1 im Kern als maschinengestütztes System, das aus den erhaltenen Eingaben ableitet, wie es Ausgaben erstellt, etwa Vorhersagen, Inhalte, Empfehlungen oder Entscheidungen. Nach Erwägungsgrund 12 sollte sich der Begriff nicht auf Systeme beziehen, „die auf ausschließlich von natürlichen Personen definierten Regeln für das automatische Ausführen von Operationen beruhen“.
Für die Praxis heißt das: Eine Regel macht immer dasselbe, solange die Eingabe in ein festes Muster passt. KI kann mit Eingaben umgehen, die jedes Mal anders aussehen, etwa frei formulierten E-Mails oder unterschiedlich aufgebauten Dokumenten. Dafür kann sie sich irren. Warum KI-Ergebnisse deshalb immer geprüft werden sollten, erklärt der Leitfaden KI für Unternehmen.
Dieser ganze Artikel ist keine Rechtsberatung. Ob ein bestimmtes Werkzeug rechtlich als KI-System gilt und welche Pflichten daraus folgen, klärst du für deinen Fall mit deiner Rechtsberatung.
Einen Ablauf auswählen und den Ist-Zustand aufnehmen
Nimm dir einen Ablauf vor, nicht die ganze Firma. Er sollte einen klaren Anfang und ein klares Ende haben, zum Beispiel „von der eingehenden Anfrage bis zum verschickten Angebot“ oder „vom Eingang einer Rechnung bis zur Freigabe“. Welche Aufgaben sich in welchem Bereich für KI eignen, zeigt der Beitrag KI-Anwendungsfälle; hier geht es darum, einen einzelnen Ablauf genau zu zerlegen.
Geh den Ablauf mit den Menschen durch, die ihn täglich erledigen. Die Toolbox zur Digitalisierung interner Arbeits- und Leistungsprozesse von Fraunhofer IAO und dem IAT der Universität Stuttgart nennt einen Prozessworkshop mit den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern, die den Prozess durchführen, als Beispiel dafür, wie sich Schwachstellen im Ablauf finden lassen. Auch in meinem eigenen Ablauf stehen am Anfang Gespräche mit den Menschen, die die Arbeit machen.
Halte für jeden Schritt fest:
- Was passiert: in einem kurzen Satz, mit einem Verb („Anfrage lesen“, „Daten ins Angebot übertragen“).
- Wer es macht: Person oder Rolle.
- Womit: E-Mail, Papier, Tabelle, Fachprogramm, Telefon.
- Wie lange: die reine Arbeitszeit pro Fall, grob geschätzt.
- Wie lange es liegt: die Zeit, in der der Fall wartet, bevor es weitergeht.
- Was schiefgehen kann: typische Rückfragen, Fehler und Nacharbeit.
Notiere auch die Ausnahmen: Fälle, die anders laufen, weil etwas fehlt oder ungewöhnlich ist. Gerade dort entsteht oft viel Aufwand.
Engpässe finden: Wo ein Ablauf Zeit verliert
Mit der Liste vor Augen suchst du die Schwachstellen. Die Fraunhofer-Toolbox unterscheidet drei Arten: Schwachstellen in der Organisation, im Informationsfluss und in der Technik. Bei der Organisation nennt sie unter anderem Medienbrüche, unnötige Übergaben und eine unzureichende Qualitätssicherung. Im Mittelpunkt dieses Analyseschritts stehen für sie organisatorische Ineffizienzen, etwa doppelte Zuständigkeiten und Liegezeiten. Beim Informationsfluss geht es etwa darum, dass der Ablauf schwer zu überblicken oder nur unzureichend beschrieben ist, bei der Technik unter anderem um mangelnde Automatisierung.
Achte in deinem Ablauf besonders auf diese Stellen:
- Wartezeiten: Der Fall liegt in einem Postfach oder auf einem Stapel, bis jemand Zeit hat. Hier hilft oft eine klare Zuständigkeit mehr als zusätzliche Technik.
- Medienbrüche: Informationen wechseln das Medium, zum Beispiel von der E-Mail in eine Tabelle und von dort ins Fachprogramm. Laut dem Teil der Toolbox zu Medienbrüchen und Schnittstellen gehören fehlerhafte Dateneingaben und fehlende oder nicht auslesbare Daten zu den typischen Verlusten an Schnittstellen, an denen Informationen zwischen Medien oder Systemen wechseln.
- Doppelte Arbeit: Dieselben Angaben werden zwei- oder dreimal erfasst.
- Wiederkehrende Textarbeit: Lesen, Einordnen, Zusammenfassen und Vorformulieren, Fall für Fall.
- Regelarbeit: Prüfen nach immer gleichen Kriterien, etwa ob alle Angaben vollständig sind.
- Rückfragen und Nacharbeit: Ein Fall läuft zurück, weil etwas fehlt oder falsch ist.
Markiere die zwei oder drei Stellen, die am meisten Zeit oder Ärger kosten. Nur die gehst du im nächsten Schritt an.
Für jeden Schritt entscheiden: weglassen, Regel, KI oder Mensch
Stell für jeden markierten Schritt vier Fragen, und zwar in dieser Reihenfolge:
- Braucht es den Schritt überhaupt? Wenn ein Schritt nur existiert, weil es „immer schon so war“, streich ihn oder leg ihn mit einem anderen zusammen. Ein Schritt, der wegfällt, kostet keine Zeit mehr und braucht auch kein Werkzeug.
- Lässt sich der Schritt als feste Regel beschreiben? Wenn die Eingabe immer gleich aufgebaut ist und die Entscheidung eindeutig, reichen eine Vorlage, ein Pflichtfeld im Formular oder eine einfache Automatisierung. KI wäre hier unnötig kompliziert.
- Sind die Eingaben unstrukturiert, und lässt sich das Ergebnis schnell prüfen? Wenn Menschen frei formulierte Texte lesen, Dokumente einordnen oder Entwürfe schreiben und jemand das Ergebnis mit wenig Aufwand kontrollieren kann, ist der Schritt ein Kandidat für KI.
- Braucht der Schritt Urteil oder Verantwortung? Kulanz, Preise, Personalfragen und alles, was über Menschen entscheidet, bleibt bei einem Menschen. KI darf solche Entscheidungen vorbereiten, treffen sollte sie ein Mensch.
Zu Punkt 4 gibt es auch eine rechtliche Grenze: Nach Artikel 22 DSGVO hat eine Person das Recht, keiner ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt; das Gesetz nennt dazu Ausnahmen. Wenn ein Schritt in deinem Ablauf in diese Richtung geht, sprich mit deiner Rechtsberatung oder der für Datenschutz zuständigen Person, bevor du ihn automatisierst.
Am Ende dieser Prüfung hat jeder markierte Schritt ein Etikett: weglassen, Regel, KI mit Prüfung oder Mensch. Nicht selten bleibt für KI nur ein einzelner Schritt übrig, manchmal auch keiner.
Vorher messen: deine eigene Ausgangsbasis
Ob eine Änderung etwas bringt, siehst du nur im Vergleich. Miss deshalb, bevor du etwas umstellst, über zwei bis vier Wochen ein paar einfache Werte für deinen Ablauf:
- Durchlaufzeit: Wie lange dauert ein Fall vom Eingang bis zum Abschluss, Wartezeiten eingerechnet?
- Arbeitszeit pro Fall: Wie viele Minuten Arbeit stecken wirklich in einem Fall?
- Fehler und Nacharbeit: Wie viele Fälle laufen zurück oder müssen korrigiert werden?
- Menge: Wie viele Fälle kommen pro Woche herein?
Eine Strichliste oder eine einfache Tabelle reicht. Wichtig ist, dass du vorher und nachher auf die gleiche Weise zählst. Nach der Umstellung kommt ein Wert dazu: wie oft ein Mensch das Ergebnis der KI ändern muss. Bleibt dieser Wert hoch, spart die KI weniger, als es scheint.
Leg vor dem Start fest, ab wann du die Änderung als Erfolg wertest und wann du sie zurücknimmst. Dann entscheidest du später nach Zahlen, nicht nach Gefühl. Im Plan des Beitrags KI im Unternehmen einsetzen gehört das Messen zum fünften Schritt.
Qualität sichern: der Mensch im Ablauf
Wo KI in einem Ablauf mitarbeitet, braucht es klare Prüfpunkte. Diese Fragen solltest du beantworten, bevor der neue Ablauf startet:
- Wer prüft was? Lege fest, welche Ergebnisse ein Mensch vor dem nächsten Schritt freigibt. Alles, was nach außen geht, sollte dazugehören.
- Was passiert bei Unsicherheit? Ungewöhnliche oder unvollständige Fälle gehen direkt an einen Menschen, statt dass die KI rät.
- Wer ist für den Ablauf verantwortlich? Eine Person behält den Ablauf im Blick, sammelt Fehler und entscheidet über Änderungen.
- Wie lernst du aus Korrekturen? Wenn dieselben Fehler wiederkehren, passt du Vorlagen, Anweisungen oder den Ablauf selbst an.
- Welche Daten dürfen in welches Werkzeug? Das legst du schriftlich fest, zum Beispiel in einer KI-Richtlinie für dein Team.
- Muss der Betriebsrat mitreden? Wenn es einen gibt, bindest du ihn ein, bevor sich Abläufe oder Werkzeuge ändern. Die Regeln dazu für Österreich und Deutschland, auch für Betriebe ohne Betriebsrat in Österreich, stehen im Beitrag KI-Richtlinie im Unternehmen.
Starte mit einer Phase, in der die KI nur Vorschläge macht und ein Mensch jeden einzelnen prüft. Erst wenn die Vorschläge zuverlässig passen, kannst du die Prüfung auf Stichproben umstellen, für Schritte mit geringem Risiko.
Häufige Fehler bei der KI-Prozessoptimierung
- Einen schlechten Ablauf beschleunigen: Wer einen umständlichen Ablauf mit KI ausstattet, hat danach einen schnelleren umständlichen Ablauf. Erst aufräumen, dann automatisieren.
- Ohne Ausgangsbasis starten: Ohne Zahlen von vorher lässt sich nicht sagen, ob es besser geworden ist.
- Niemand fühlt sich zuständig: Ohne eine verantwortliche Person bleibt der neue Ablauf nach dem Start sich selbst überlassen.
- KI, wo eine Regel reicht: Für eindeutige Fälle ist eine feste Regel die einfachere und vorhersehbarere Lösung.
- Nur die Arbeitszeit betrachten: Wenn ein Fall die meiste Zeit wartet, bringt eine schnellere Bearbeitung wenig. Dann liegt das Problem bei der Wartezeit.
- Ausnahmen vergessen: Ein Ablauf, der nur für den Normalfall gebaut ist, scheitert am ersten ungewöhnlichen Fall.
- Neue Medienbrüche schaffen: Ein zusätzliches Werkzeug, aus dem Ergebnisse von Hand weiterkopiert werden müssen, verschiebt das Problem nur.
Dein nächster Schritt
Wenn du einen Ablauf im Kopf hast, der dich jede Woche Zeit kostet, ist das KI-Audit der passende Einstieg: Ich sehe mir deine Abläufe an; du bekommst Verbesserungen und einen 30-Tage-Fahrplan, für 1.250 €. Dabei kann auch herauskommen, dass ein Schritt ganz ohne KI besser läuft. Was zum KI-Audit gehört, steht unter Leistungen. Oder du schreibst mir, an welcher Stelle in deinem Ablauf die Fälle heute am längsten warten. Ein Ablauf ist gut, wenn im Alltag niemand mehr über ihn stolpert.